GTD 和 Omnifocus 的那些事儿(三)– 细说一下 Project

from 一般般 http://1banban.net/post/42019555383

前言

前几天在 Twitter 上被大家群嘲了一把,说我的OmniFocus教程是拖延症的典范,令小欠十分汗颜。虽说去年经历了装修房子和办两场婚礼等繁琐事情,拖延总是不对的,在此郑重给大伙儿道歉了。希望大家以我为戒,再好的工具也治愈不了拖延症,关键还是要自己有恒心!闲话少说,最近时间比较空,开始恢复更新这个系列的文章,这次一定不会烂尾了,欢迎大家监督!

上一篇我们讲了快速上手,介绍了OmniFocus的操作界面以及 Projects 和 Contexts 的基本知识,今天这篇我们来细致的讲述一些关于Projects的东西。Projects 是 GTD 五大基本要素之中 Process 和 Organize 的重要环境,有时甚至也和 Collect 息息相关,熟练掌握 Projects 是后续所有功能的基础。上一篇我们只讲了写最最基本的皮毛,本期我们来详细的了解一下 Projects 的各种特性和基本操作。

Project 和 Task 的区别

上篇文章发过之后,Epizza 找我讨论过 Projects 和 Tasks 的关系和区别,本篇的标题也是 Project 和 Task,那么就让我们先来看看 Project 和 Task 的关系吧。Project 和 Task 都是我们的 to-do ,而 Omnifocus 也允许 Project 和 Task 都进行无限的分层级,那么他们的区别是什么呢?什么时候应该用 Project ,什么时候又应该用 Task 呢?

  • Project 比 Task 大:这有点像废话,事实上 Project 的定义就是一系列相关的 Tasks 的集合,说通俗点就是一个“项目”会包含若干的“任务”,所以“项目”比“任务”大,级别也高。具体的表现就是 Project 会列在左边的 Sidebar 里面,而 Task 永远是显示在右侧的,而且图标也不同。这个区别在iOS版里面更加明显。如下图所示,Shopping 是个Project,其下面包含了“买个Soundbar”和“买台NAS”两个Task,其中“买个Soundbar”下面还包含若干子tasks :
    Project and Task on Mac

  • 属性差别:上面看到了,若干小的 Tasks (子任务)可以组成一个list,也被定义为 Task 。看起来和 Project 差不多,也有下属的层级,但是不管多大的 Task ,只要被定义为 Task ,就和 Project 有本质的区别。通过右键点击一个 Project 和 Task 即可看出区别:

Menu of project

上图是一个 Project 的右键菜单,可以看到这里我们可以设置一个 Project 的状态(下面细说),还可以把它标注为“Reviewed”(这是个很有用的功能,在 OmniFocus 2 里面会得到加强);

Menu of task

而上图则是一个 Task 的右键菜单,可以看到这里没有状态可以设置无法标注为“Viewed”,不过有个添加附件的选项,这是 Task 所独有的,后面我们也会细说。值得一提的是可以看到他们都可以被“Focus”,也就是聚焦显示,不过聚焦显示是仅对 Project 的,所以对 “买个Soundbar”这个 Task 聚焦的话,事实上还是对 “Shopping”这个 Project 聚焦,可以看到项目下另外的 Task 如“买台NAS”。
Focus on a task

  • 操作上的差别:想在一个 Project 或 Task 下添加新的 Task 非常简单,选中它之后右键菜单里选择“Add Action”或者直接回车即可;但是更爽的使用 Quick Entry 或者 Clipping 的快捷键进行添加的时候,则只能把新加项目归入现有的 Project ,而不能归入 Task下面,这算是一个遗憾。见下图:
    Quick Entry

Project的状态

上面说到了,Project 有“状态”这个属性,一共有4+2种状态,4种是可以手动进行设置的,2种是根据其属性自动体现出来的“状态”,后面我们用到过滤器的时候会大量涉及到 Project 的状态属性:

  • Active(活跃):这是 Project的默认状态,一般新建的项目都是活跃状态;
  • On Hold(搁置):当你不希望某个 Project 现在发生也不确定将来啥时候让它发生的时候,可以把它设置为“On Hold”,这个项目还存在但是处于冬眠状态,项目下所有 Task 都变成“Unavailable”状态。将状态改回“Active”会重新启动该 Project;
  • Completed(完成):当一个 Project 被标注为“完成”时的状态,注意一点:如果在 Inspector (shift+cmd+i)里面把一个 Project 设置为“Mark complete when completing last item”的时候,完成该 Project 下面最后一个 Task 之后会自动把这个 Project 也设置为“完成”;
    Inspector
  • Dropped(丢弃):丢弃和删除的区别就是丢弃的 Project 可以通过设置过滤器看到,删掉就彻底没有了,这点一定要谨记!

剩下这两种自发状态我们稍后还会遇到,届时再解释会容易得多,现在只做简单说明:

  • Stalled(停滞):没有“next action”的项目;
  • Pending(将发生):设置为将来某时间开始的项目;有特定开始时间是它和 On Hold 的明显区别

Project 的一些相关快捷键

快捷键是OmniFocus的一大NB之处,我会在每篇都介绍一些实用的快捷键,有兴趣的可以实践一下。

  • 新建:在左边栏将光标置于某文件夹的时候,按下“回车”即可创建一个新的 Project,或快捷键“shift+cmd+N”;
  • 移动:选中一个 Project 后按住“ctrl+cmd”后再按上下方向键即可移动 Project 的位置,左右方向键可以让 Project 提升或降低一个层级;
  • 重命名:选中一个 Project 后按“ESC”即可激活编辑状态,再按一次取消;

今天先说到这儿吧,OmniFocus 2 马上就要发布了,据说全新设计了界面,更具 Mac OS X 的简洁风了。更重要的是增加了 iPad 版上之前的独占功能:Review 和 Forecast。让我们一起期待一下吧~

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