GTD 和 Omnifocus 的那些事儿(一)–什么是GTD?

from 一般般 http://1banban.net/post/9838247397

写在最前面

笔者于大约2年前开始接触 GTD,期间尝试了很多的应用程序和 Web 服务,最终投入 Omnifocus 的怀抱并受益匪浅。平时也不断的在向身边的人推广 GTD 的方法和 OF 这款软件,怎奈忽悠时间有限,总有隔靴搔痒的感觉,于是下决心把心得写出来分享,希望更多的人能够了解和喜爱 GTD 和 Omnifocus。

不敢自称专家,所以也就不写所谓的“教程”了,准备以每周几个短篇的形式来分享一些 GTD 实践中的心得,及一些 Omnifocus 实际使用中的技巧,希望能对感兴趣的朋友有所帮助吧。今天是第一篇,我们先来聊聊 GTD 是个什么玩意儿。

GTD是什么

GTD 是英文 Getting Things Done 的缩写,是一种行为管理的方法,也是 David Allen 写的一本书的书名。
GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

————摘自 维基百科GTD

做个未必恰当的比喻,我们的大脑就像电脑中的内存,特点是—“运算快,不宜存储”。生活中,我们需要面对大量的事情,工作、家庭、爱情、社交等等等等,相信每个人都有过丢三落四忘记重要事情的经历,也时常会面对“事情都赶到一起来了”的窘境。这些压力和窘境源于我们的大脑承担了不该承担的任务:记住大大小小各种琐事,不断地在大脑里面进行着安排调度。于是,有限的计算能力被挤压殆尽,当前待处理的事情无法得到100%的专注和能量,自然就变得低效了。

GTD 最大的特点就是将我们的大脑从存储和统筹的工作中解放出来,不再用我们的大脑去记住“我要做什么”或者安排“现在我该做什么”,而是专注于—-“把当前这件事情做好”

要实现这一点其实很难,既要把所有需要处理的事情记录下来绝不遗忘,又要随时随地就可以找出最应该或者最适合去做的事情立即处理,这需要一套完整可靠的体系去实现,那么我们就来看看 GTD 的系统是如何建立的。

GTD 的基本原则

Workflow_Diagram

上面这张图来自 David Allen 的网站,是一个标准的 GTD 工作流图表。这里还有另一个彩色的版本,更形象生动一些。 如果英文不太好,那么可以看我做的一个中文的版本.我们以上图为例,简单的讲讲GTD的基本原则是什么:

  • 收集(Collect): 把所有需要被记住或被执行的事情,都存放到一个“水桶(Inbox)”里面。把脑子里所有这样的碎片都倒出来放在一个安全可靠的地方留待随后整理,这样大脑就可以时刻保持“空空如也”的无压力状态了。最朴素的收集工具,就是我们办公桌上常见的“便签”或iPhone里面的“记事本”了。记得 Inbox 要定期清空,否则堆积如山就失去意义了。
  • 处理(Process): 处理 Inbox 需要一个严谨的过程。要判断 “它是否需要去做?”—不需要的话,将它丢弃(Trash)/作为资料存档(Refenrence)/留待时机成熟再说(Someday/Maybe)。需要去做的话,立即去做(2分钟可以搞定)/委托给别人(Delegate)/延期处理(Defer)。处理一定要进行的及时、彻底,才能让整个工作流顺畅运转。
  • 组织(Organize):组织是一个动态发展的持续过程,主要形式是建立和管理若干的 List 用于执行的参考。建立“项目(Projects)”让我们有条理的处理事情;制定“下一步行动(Next Action)”便于清晰的找到可执行的目标;“等待(Waiting for)”需要我们给予关注和跟踪;“将来/可能(Someday/Maybe)”则需要定期回顾。Omnifocus 丰富的快捷键让“组织”的过程相当便捷高效,这个我们随后会讨论。
  • 检查(Review):计划不如变化快,面对时刻变化的目标,我们需要经常的进行“检查”。至少一周进行一次定期“检查”,才能让我们的“项目和行动列表”与不断变换的环境保持一致。Omnifocus for iPad 的 Review 功能十分惊艳,据说很快也将移植到其他版本中去。
  • 做(Do): 不去“做”的 GTD 都是纸上谈兵,有了之前几个步骤的实现,剩下的就是放松大脑,专注的去把手头的事情做好了!

结束语:

好了,总算是用最少的文字把 GTD 是什么大概讲了一下,想必看官你有点朦朦胧胧似懂非懂的感觉吧? 没关系的,这再正常不过了。 David Allen 写了一整本书来讲述这个原理,如果你看过原版的话,会更晕…如果不幸的看过中信出版社的那个译本的话,估计你已经忘掉 GTD 这个词儿了。俗话说得好:“实践出真知”!在随后的篇章里,我们会快速的用 Omnifocus 开始简单的 GTD 实践,相信届时你就会有拨云见日的顿悟感啦。你期待嘛? 不管你期待不期待,我反正是挺期待的 😄

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