学会怎样判断时间

from 褪墨|时间管理 http://www.mifengtd.cn/articles/how-to-use-calendar-to-prevent-procrastination.html

本文选摘来自《拖延心理学》一书第十三章。

procrastination-how-to-read-time表面上看,拖延似乎是一个相当简单的时间管理上的问题。如果你安排好你的时间,更有效率地运用时间,你就不会拖延了对吗?带着这样一种认知,很多拖延者都去求助于时间管理方面的专家。时间管理咨询是一个巨大的产业,你可能早就阅读了这个领域的大量文献,也去逛过这些作者、专家、教练们的网站。他们建议你采用日程安排系统,运用待办事项,设定重要任务,做出有利的选择,你可能从中发现了时间管理的智慧之道。大多数时间管理专家都会告知你要制止拖延,但是如果你正在阅读这本关于拖延的书,你可能早就发现,要将这些看似合理的建议付诸实施是非常困难的。如果做得到,你早就做了,但是为什么你做不到?

就像我们在《拖延与时间概念》里讲到的,时间是拖延者面临的最大挑战之一。他们或者是被对时间的恐慌所占据,或者在一个小时一个小时、一分钟一分钟地默数时间,或是假装对时间漠不关心。拖延者在跟时间玩游戏,并想要从中胜出,“今晚我想去看一场电影,这不影晌我明天一早就拿出我的论文。”“时间总是有的,时间是主观的感受而已。”

但是在他们与时间的周旋中,拖延者对时间的看法是相当不现实的。他们跟时间的关系是一厢情愿的,他们希望发现比客观存在的时间更多的时间,仿佛时间可以被无限拉伸,而不是有限的。

时间是固定的,可衡量的,有限的,或许这一点正是拖延者最难接受的一点。根据我们的观察,拖延者喜欢待在一个具有潜在可能性的模糊王国,而不喜欢一个具体的、可测量的或者有限的时间框架内。当他们最终知道时间不够用的时候,他们会惊讶、失望甚至感到被冒犯。为了能够运用你学到的时间管理技巧,你必须首先转变你对时间的一厢情愿的态度

  • 到了考虑时间问题的时候了

如果你为下周选定了一个可操作目标,你有没有想过什么时候开始实施呢?为了更为现实地运用你的时间来达成目标,提前做计划是明智之举,但是我们知道许多拖延者不能接受这个观念。我们不是建议你放弃你的自发性而成为一个准时的机器人,也不鼓励你花太多时间在计划上面,这有可能成为拖延的另一种方式,因为在某个时间点,你必须从计划中抽出身来,投入到实施中,但是我们建议你还是要花一点时间去想一想时间这个问题。

当你提前做了计划,你就有机会以相对冷静的头脑处理事情,而不是在最后期限到来的时候惊慌失措。将你做好计划轻松以对的情况跟在最后时分焦急抓狂的情况做一下对比,你就会明白,不断增加的压力会对你做计划时的认知功能产生重大影响,所以在压力到来之前做计划会更有效率。相反,没有计划性容易使你因时间紧迫而产生更大的烦恼。就像最早的时间管理专家阿兰·卡凯因(Alan Kakein)所说的那样:“想要失败,就别做计划。”

因为计划要考虑到未来,而人们想活在当下,所以人们可能会抗拒去做计划。他们可能会感到将自己锁定在未来的某一项活动上就像落入了一个圈套,会限制他们的自由。计划并不意味着要让自己被每一天的每一个小时所占据,你必须预料到意外发生的事情,同时你也需要让自己有时间享有自发性活动的乐趣,并享受让自己焕然一新的放松体验。拖延者可能会对时间的流逝感到负疚,所以他们逼迫自己想有效利用每一分钟,结果却发现他们对自己的要求太高了,这不是一个计划的问题,而是一个压力的问题。

然而,计划是你跟未来的一个连接,它是你最好的朋友。请允许我们再次引用阿兰·卡凯因的话:“计划是将未来带入到当下,这样你马上就可以做一些事情来创造未来。”要想让计划成为你的朋友,计划应该务实、合理。计划必须围绕着脚踏实地做事情这个核心,而不是老在盘算你应该做什么。

当你为选定的可操作目标安排计划时,让我们来看一看,你是怎样创造时间走完这几个完成目标的步骤的。当你想到即将到来的一周的时候,你知道你有多少时间可以利用吗?你是否意识到那些你曾经做出的承诺?你是否将你经常参加的一些活动(比如观看新闻或者写作博客)安排进去?这一周是否有一些额外的事情会冒出来,比如有人到你家里拜访,一个周末的研讨会或者一场体育锦标赛?

  • 非计划的事情

心理学家尼尔·费奧(Neil Fiore)是我们在加州大学伯克利分校咨询中心的同事。他知道很多制订日程表的人从来没能真正去实行,所以他们会变得失望,并最终放弃了这种做法。费雷博士发明了一种方法,用于追踪那些不属于必做事情的时间轨迹,他创造了“非计划”这个概念。我们发现“非计划”对我们的客户和拖延者都很有帮助。

“非计划”是一个每周日程表,它列出所有你必须做的事情。它可以帮助你在两天内实现你的目标。首先,在提前了解你有多少时间已经安排给了必须做的事情之后,对还剩下多少时间可以用于实现你的目标,你就心中有数了。其次,它可以帮助你在每周结束的时候做一个回顾,看看你的时间实际上用在了哪些地方,这也有利于你进行自我监测。

“我不知道我的时间跑到哪里去了。”

从第二天开始,想一想接下来的七天。事无巨细地将你在接下来的一周内要做的可以预见的所有活动写下来,在那些你知道会有事情发生并占据你时间的钟点上做好标记。如果你确切地知道什么时候你会做什么事情,把它记在相应的空格内——例如:一次午餐约见,周二,下午12:00 – 13:00。如果你不能确切地预料到做事的时间,那就估计一下它所占用的时间长度,然后在你可能会做这件事的那一天上标示出来。将任何已经安排好了的事务都包括进去,比如,晚间回忆时间或者某个社交约会。除此之外,还要将日常活动也标出来,比如,像日常购物或者给汽车加油之类每周都要做的事情。

将你生活中的所有事项都考虑进去:工作时间,安排好的会议和约见,上课和社交活动,身体锻炼,用餐时间,包括准备和洗涤的时间,干家务的时间,比如清扫、洗衣和购物,为你的朋友、伴侣或孩子专门空出来的时间,睡眠的时间。如果你经常观看晚间新闻、周一晚间足球赛或者其他喜欢的电视节目,也把它们记下来。不要忘了额外的周日读报时间,还有上下班和出外旅行的时间。用一个日历来提醒自己的这些事务,因为你很容易会忘掉某些事情。如果你觉得自己可以凭脑子记住所有的事情,那就太自以为是了。

记住,我们不是要求你将你应该要做的事情写下来,不要将你希望开始实施可操作目标的事情写下来,也不要将你认为应该给老朋友发一封电子邮件的事情记下来。如果你是一个学生,不要将你希望开始做作业的事情写下来。我们不是要求你保证去做任何额外的事情,只是要求你确认在即将到来的一周里已经安排好了哪些时间

当你完成了这张计划外表格的填写,再仔细检查一遍。这张表格代表了你在下一周的生活,当你眼看着自己接下来七天的安排,你有什么感受?你是否被所有这些要做的事情搞得很烦心?你是否对那些没有安排事情的时间感到忧心忡忡?你是否因为时间很少而感到抑郁不乐?在你观想自己如何度过这一周的时候,观察一下自己的感受,并思考这份日程表中有什么因素导致你产生那样的感受?

从这张表格中,你可以了解自己有多少时间可以用于完成你的目标。这张“非计划”表格为你显示了你可以利用的最大时间,其中的空格反应的是你没有被安排掉的时间。当然,没有人会把所有这些未被安排掉的时间用于完成目标,但是“未列入”表格为你显示了你一共有多少时间是可以利用的。

一个设计工程师将向他的客户递交设计稿作为他的一周可操作目标,他计划每天花三个小时在这个事情上面。当他完成这张“非计划”表格的填写,他发现他每天甚至连三个小时都挤不出来!

就他目前的这张日程表看,他的目标是无法实现的。通过了解自己有多少时间已经被安排好,他明白他没有机会成功。他只能要么修改目标,要么修改日程表。

或许你有大量时间未做安排,有些人是在家里工作的,有些人做着一份兼职工作,有些人从事的是自由职业,也有人失业了,许多这样的人发现他们所面对的是一大片空白时间。对于拖延者而言,这样的“空白”时间会让他们产生很多的焦虑,因为为了做成任何一件事,他们必须自己安排好时间的框架。

通过这张“非计划”表格,你也会对自己目前是怎样管理时间的有所了解。一个出色的研究生在没做这个表格之前,没有意识到每天8:50起床去赶9:00的课在时间上太紧张了,难怪他在每件事情上都会迟到!

有时候人们在检查自己的这些事务的时候,发现他们的很多时间都被社交和娱乐活动所占据。这些拖延者提前为自己找好了借口,这样当时机到了的时候,他们就认为自己必须要先完成一些设定好的事务,他们没有认识到其实他们是在拖延。“我在工作之后安排了很多的社交活动,这样我就不用面对什么时候开始写书的问题,”一个杂志编辑这样说:“我几乎没有什么时间可以用于完成自己的设想。”

仔细看一下你的“非计划”表格,在你的生活中是否丢失了什么?有些拖延者不允许自己有任何娱乐的时间,由于他们老是落在后面,所以他们觉得他们不配得到休息的时间。再看看那些从一个娱乐活动跳到另一个娱乐活动的人,如果他们将娱乐用于逃避工作,他们可能并没有在这样的疯狂消遣中感受到多少真正的快乐。艾美是一个房地产经纪人,她认识到,“我并没有开心起来!为这些我必须去做的工作,我感到非常内疚,我觉得我不应该花任何时间在自我娱乐上面,难怪我一直这么紧张。

  • 记录与奖赏

当你在实现你的可操作目标或任何其他项目的时候,使用“非计划”来记录你的进步。当你在达成目标的方向上工作了半个小时,就在“非计划”表格上涂掉相应的半格。如果你工作了一个小时,涂掉整个格子。(有些人喜欢用不同的颜色来追踪不同的任务。)然后将那个星期你花在完成目标上的时间加起来。例如,桑雅在实现她的目标中,周二工作了一个小时,周三半个小时,周六和周日两个小时,一共四个半小时。如果你喜欢运用更小的时间单元来记录你的工作,那么工作15分钟你就涂掉1/4的格子。

通过详细地记录自己的时间花费,可以如此真切地感知过时间的尺度。你不会困惑生命都花到哪儿去了;不会感到被时间的海浪推来搡去,飘摇不定;也不会抱怨自己做某件事情的时间不够了。——柳比歇夫时间管理法

在你为实现目标工作了一段时间之后,记得将你的进步记录下来。你也许会发现一个星期下来你的进展跟你所预想的不一样,因此你涂掉的格子可能会出现在你原本安排做其他事情的时段里。以这种简单的方式跟踪你的目标进度有这样几个好处:首先,当你记录下自己的进步,你就会把注意力放在你已经完成的事情上,而不是老是对自己发誓什么时候开始工作或者自己要在这上面花多少时间,如果你不能兑现你的誓言,你只会感到挫败,而当你将你实际做的事情记录下来的时候,它更可能会给你一种成功的经验。以这种方式监测你的进步,使你能够看到事情积极的一面,你看到“杯子一半是满的”,而不是“杯子一半是空的”。其次,那些被涂掉的空格可以看成是对你的有效行为的一种奖赏。在做完事之后,你记录得越及时,奖赏的效力就越显著,减轻拖延的一个重要因素就是更快地给予奖赏。在工作了15分钟、半个小时之后,将你的努力记录下来,这就是一种及时的自我奖励。

随着一周过去,当你看到被涂掉的格子越来越多的时候,你投身于它的积极性就会更加髙涨。“这些标记就像小学里的五角星奖励一样,”一个受益非浅的拖延者这样说道:“每次我涂掉一个格子都有一种心满意足的感觉,我一心只想再多做一点。”

在工作30分钟之后将这个进步记录下来是一种很好的方式,它可以让你认识到,即便是半个小时的努力也是有价值的。你没有必要等到当你有了完成一个任务的完整时间之后才开始做事。“非计划”向你展示了你可以利用的零碎时间,并且协助你为自己每半个小时的努力而奖赏自己。

将你为达成目标而工作的小时数记录下来也是自我监测的一种方式。有研究显示,自我监测有助于增进工作时间和提升工作成就。自我监测还有助于使拖延者的时间概念变得更为现实。对你达成目标的工作时间进行计数就是面对现实的一种表现。当你一个星期只花一个小时在完成目标上,你就无法欺骗自己,认为自己已经做成了很多事情。而当你一周花四个小时在这上面,你也无法假装说你一事无成。你或许会发现,你对自己所作所为的感觉跟这些数字告诉你的事实并不相称——你可以做10个小时的事而没有一点成就感。但是如果你将这些小时数记录下来,至少在你面前有一个有形的证据可以用来说服你失望的情绪。你可以用这种客观的方法对自己怎样运用时间的主观认识加以纠正。

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无觅

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